Barrierefreie Dokumente leicht gemacht: Praktische Tipps für zugängliche PDFs und mehr

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Dokumente sollten für alle Menschen zugänglich sein, unabhängig von ihren individuellen Fähigkeiten. Egal ob es sich um PDFs, Word-Dokumente oder Excel-Tabellen handelt, sie müssen so gestaltet sein, dass sie auch von Menschen mit Behinderungen problemlos verwendet werden können. Barrierefreie Dokumente stellen sicher, dass Informationen von jedem gelesen und genutzt werden können. Dies ist nicht nur eine Frage der Inklusion und Fairness, sondern auch eine rechtliche Anforderung in vielen Ländern.

In Deutschland regelt die BITV 2.0 (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung) die Zugänglichkeit von Dokumenten und digitalen Inhalten, und auf europäischer Ebene sorgen EU-Richtlinien dafür, dass niemand von wichtigen Informationen ausgeschlossen wird. Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen, die diese Standards nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen und eine eingeschränkte Reichweite ihrer Inhalte.

Was bedeutet eigentlich barrierefreie Dokumente?

Barrierefreie Dokumente sind so gestaltet, dass sie von allen Menschen genutzt werden können, auch von Personen mit Behinderungen wie Sehbehinderungen, Hörbehinderungen oder motorischen Einschränkungen. Diese Zugänglichkeit wird erreicht, indem Inhalte klar strukturiert und so aufbereitet werden, dass sie mit Hilfstechnologien wie Screenreadern korrekt interpretiert werden können.

Es geht nicht nur um einfache Anpassungen wie das Hinzufügen von Alternativtexten für Bilder. Jedes Element im Dokument – von Überschriften und Absätzen bis hin zu Links, Tabellen und Bildern – muss so gestaltet sein, dass es für alle zugänglich ist. Zum Beispiel müssen Überschriften korrekt formatiert sein, damit Screenreader die Struktur des Dokuments richtig erfassen und die Nutzer durch den Inhalt navigieren können. Bilder und Grafiken benötigen beschreibende Texte, und Links sollten klare, sinnvolle Ankertexte haben.

Warum Barrierefreiheit wichtig ist: Die Statistiken

Laut einer Studie sind rund 90 Prozent aller PDFs, die online verfügbar sind, nicht vollständig barrierefrei. Viele dieser Dateien fehlen wichtige Elemente wie ordnungsgemäße Tags, alternative Texte für Bilder und eine logische Leseordnung, was die Nutzung durch Menschen mit Behinderungen erheblich erschwert​.

In einer weiteren Untersuchung von über 10.000 wissenschaftlichen PDFs wurde festgestellt, dass 75 Prozent dieser Dokumente grundlegende Barrierefreiheitsfunktionen wie Struktur-Tags nicht aufweisen, was sie für Menschen, die auf Screenreader angewiesen sind, unzugänglich macht​.

Auch auf Regierungswebsites ist das Problem weit verbreitet: 80 Prozent der PDFs, die auf solchen Websites hochgeladen werden, entsprechen nicht den Barrierefreiheitsstandards, was sowohl in der EU als auch in den USA ein rechtliches Risiko darstellt​.

Eine Prüfung von PDFs im öffentlichen Sektor in Großbritannien ergab, dass nur 7 Prozent der PDFs den Barrierefreiheitsstandards entsprachen, was auf erhebliche Lücken bei der Erstellung barrierefreier Dokumente hinweist​.

Herausforderungen bei der Gestaltung barrierefreier Dokumente

Die Erstellung barrierefreier Dokumente kann komplex sein, vor allem, wenn bestehende Dokumente angepasst werden müssen oder wenn das Layout besonders anspruchsvoll ist. Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen:

• Unklare Strukturen und unübersichtliche Layouts: Dokumente, die ohne klare Hierarchie oder Struktur gestaltet sind, sind für assistive Technologien oft schwer verständlich. Wenn beispielsweise Überschriften nicht korrekt formatiert sind, können Screenreader den Text nicht logisch interpretieren.
• Fehlende Alternativtexte für Bilder und Grafiken: Bilder liefern oft entscheidende Informationen, aber ohne Alternativtexte (alt-text) sind diese für sehbehinderte Menschen nicht zugänglich. Dies betrifft nicht nur einfache Bilder, sondern auch Grafiken und Diagramme, die eine genaue Beschreibung benötigen, um den Kontext vollständig zu vermitteln.
• Schwache Farbkontraste: Der Farbkontrast zwischen Text und Hintergrund ist entscheidend für die Lesbarkeit. Menschen mit Sehschwächen oder Farbenblindheit haben oft Schwierigkeiten, Texte mit schwachen Kontrasten zu lesen. Eine optimale Farbauswahl kann den Zugang zu Inhalten erheblich verbessern.
• Komplexe Tabellen und Diagramme: Tabellen und Diagramme sind für Screenreader schwer zugänglich, wenn sie nicht korrekt formatiert und beschriftet sind. In vielen Fällen können Nutzer von Hilfstechnologien nicht auf die darin enthaltenen Informationen zugreifen, wenn diese nicht sorgfältig strukturiert wurden.

Best Practices für die Erstellung barrierefreier Dokumente

Um sicherzustellen, dass Dokumente für alle zugänglich sind, sollten bestimmte Best Practices beachtet werden:

• Semantische Strukturen verwenden: Dokumente sollten eine klare und logische Struktur haben. Das bedeutet, dass Überschriften, Absätze und Listen korrekt formatiert sein müssen, um assistiven Technologien zu helfen, den Inhalt zu erfassen. Eine gute Gliederung sorgt dafür, dass Screenreader den Text sinnvoll navigieren und darstellen können.
• Lesbare Schriftarten und ausreichender Kontrast: Wählen Sie leicht lesbare Schriftarten wie Arial oder Verdana, die auf allen Geräten gut dargestellt werden. Der Kontrast zwischen Text und Hintergrund sollte stark genug sein, um Menschen mit Sehbehinderungen oder Farbenblindheit das Lesen zu erleichtern.
• Alternativtexte für Bilder bereitstellen: Jedes Bild, jede Grafik und jedes Diagramm sollte einen beschreibenden Alternativtext haben. Für einfache Bilder reicht eine kurze Beschreibung, während komplexe Grafiken eine detailliertere Erklärung benötigen, um den Inhalt vollständig zu vermitteln.
• Text in Bildern vermeiden: Text, der in Bilder eingebettet ist, kann von Screenreadern nicht gelesen werden. Wenn Sie ein Bild verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass der gleiche Text auch in der Alt-Beschreibung enthalten ist.
• Eindeutige Linktexte verwenden: Vermeiden Sie es, vage Formulierungen wie „Hier klicken“ zu verwenden. Stattdessen sollten Links aussagekräftige Ankertexte haben, die den Zielinhalt klar benennen. Zum Beispiel „Weitere Informationen über barrierefreie Dokumente“ anstelle von „Hier klicken“.
• Tabellen und Diagramme korrekt strukturieren: Tabellen sollten logisch gegliedert und mit klaren Beschriftungen versehen sein, um es Hilfstechnologien zu ermöglichen, die Informationen korrekt wiederzugeben. Besonders bei komplexen Tabellen ist es wichtig, dass jede Zelle und Spalte genau beschrieben ist.
• Metadaten und Dokumenteigenschaften: Achten Sie darauf, dass die relevanten Metadaten, wie Titel, Autor und Sprache, in jedem Dokument hinterlegt sind. Diese Informationen helfen nicht nur den Nutzern, sondern auch den Technologien, die Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Tools zur Überprüfung der Barrierefreiheit

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Tools, die dabei helfen, Dokumente auf Barrierefreiheit zu prüfen und sicherzustellen, dass sie den Standards entsprechen:

• Adobe Acrobat Pro: Dieses Tool bietet eine integrierte Prüfung der Barrierefreiheit für PDFs. Es zeigt nicht nur Fehler an, sondern gibt auch konkrete Empfehlungen zur Verbesserung der Zugänglichkeit.
• Microsoft Office: Die Barrierefreiheitsfunktionen in Word, Excel und PowerPoint unterstützen Nutzer bei der Erstellung barrierefreier Dokumente. Sie weisen auf Bereiche hin, die angepasst werden müssen, um den Barrierefreiheitsstandards zu entsprechen.
• PDF Accessibility Checker (PAC): Dieses kostenlose Online-Tool ist speziell für PDFs geeignet und hilft dabei, das Dokument auf Barrierefreiheit zu überprüfen. Es zeigt detailliert auf, welche Elemente angepasst werden müssen, um eine vollständige Zugänglichkeit zu gewährleisten.

Enmedia: Barrierefreiheit als Teil digitaler Marketinglösungen

Barrierefreie Dokumente sind nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine entscheidende Komponente einer erfolgreichen digitalen Strategie. Im Rahmen der umfassenden digitalen Marketinglösungen bietet Enmedia die Erstellung, Prüfung und Optimierung von barrierefreien Dokumenten an. Dies umfasst die Anpassung von PDFs, Word- und Excel-Dokumenten an die aktuellen Barrierefreiheitsstandards, wie sie in der BITV 2.0 und den EU-Richtlinien definiert sind.

Barrierefreiheit eröffnet nicht nur den Zugang zu einer größeren Zielgruppe, sondern schafft auch Vertrauen und verbessert die Benutzererfahrung. Enmedia unterstützt Unternehmen dabei, ihre Inhalte für alle Nutzer zugänglich zu machen, indem bestehende Dokumente optimiert und zukünftige Projekte barrierefrei gestaltet werden.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und Ihre digitale Strategie barrierefrei zu gestalten.